So strukturierst du deine Papierablage!

Wer kennt es nicht. Die geöffneten Briefe stapeln sich mal wieder in irgendeiner Schublade, die Unterlagen zusammengeworfen in einem Karton. Täglich kommen neue Papierhäufchen hinzu und irgendwann verliert man schlicht weg den Überblick. Einmal im Jahr packt uns dann die Motivation das Chaos in Angriff zu nehmen um 365 Tage später vor dem selben Problem zu stehen.

Die Lösung: Du brauchst ein System!

Ein System was du leicht umsetzen kannst und du nicht jedes Mal in von vorne beginnen musst. Ich zeige dir wie du ganz leicht Ordnung in dein Chaos bringst.

Schritt 1 - Überblick verschaffen

Als erstes brauchen wir einen Überblick der Gesamtsituation. Nehme alle deine Unterlagen und stapel Sie nach Kategorie. Das kann z.B. sein: Privat, Beruf, Versicherungen, Auto, Belege, Anleitungen, Finanzen, Haus, Nebenkosten.

Nun legst du fest wieviele Ordner du benötigst und wie du deine Unterlagen im Ordner strukturieren möchtest. Ich habe mich für einfach Trennblätter entschieden ohne großen Schnick Schnack. So wirkt alles ruhig und einheitlich.

Schritt 2 - Abheften

Nun nimmst du die Stapel für Stapel vor. Beginne damit den Stapel in Unterkategorien einzuteilen. Das kann Nebenkosten z.B. sein: Strom, Gas, Wasser, Müll, usw.

Arbeite dich Stück für Stück vor bis du für dich die perfekte Aufteilung gefunden hast. Dann beschriftest du alle Trennblätter. Hierzu eignet sich ein Dymo perfekt.

Als nächstes kümmerst du dich um die Ornderrücken. Glaub mir das macht eine Menge aus wenn du deine Papierablage gerne in die Hand nimmst und dazu gehören einfach schöne Ordner!

Schritt 3 - System schaffen

Das schwierigste ist geschafft, glaub mir! Ab jetzt geht es wirklich super einfach.

Damit die Ordnung weiterhin anhält brauchen wir wie angesprochen ein System. Es soll leicht fallen die Unterlagen abzuheften und keine Qaul sein. Wir benötigen also einen Posteingang. Einen Ort wo alle Briefe, Sendungen, Unterlagen zentral gesammelt werden. Keine Schubalde, kein Karton nein: eine richtige organisierte Ablage. Ich hab dir unten ein paar Beispiele verlinkt.

Diese wird nun aufgeteilt in 3 Hauptablagen

Posteingang:

Hier sammelst du erstmal alle Briefe die du erhältst um einen zentralen Ort zu schaffen. In Zukunft wandert also alles was an Unterlagen ins Haus flattert hier hin.

Erledigen: Hast du also nun die Briefe geöffnet und es bedarf einer Handlung, legst du diese hier ab.

Archiv: Sind die Dokumente abgearbeitet oder können sofort abgelegt werden sammelst du sie hier.

Gib dir selbst etwas Zeit um dich an den neuen Ablauf zu gewöhnen. Am besten nimmst du dir für dein Archiv einmal im Monat Zeit um es in deine Ordner abzulegen. So sparst du Zeit und musst nicht nach jeder Bearbeitung die Ordner rausholen.

Also worauf wartest du noch? Bring Ordnung in dein Chaos!

Ich wünsche dir viel Erfolg.

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Grüße Rabea